Kwitansi: Pengertian, Fungsi, Cara Menulis dan Contoh Kwitansi

dailytech.id - Kwitansi adalah bukti pembayaran yang sering kita gunakan dalam berbagai transaksi, baik itu untuk keperluan pribadi maupun bisnis. Meskipun kelihatannya sederhana, kwitansi punya peran penting dalam memastikan bahwa pembayaran telah dilakukan dengan sah. Di artikel ini, kita akan bahas tuntas tentang apa itu kwitansi, fungsinya, dan bagaimana cara menulisnya dengan benar. Selain itu, kamu juga akan menemukan contoh kwitansi pembayaran, template kosong yang bisa langsung dipakai, serta tips membuat kwitansi menggunakan Excel atau aplikasi online. Dengan panduan ini, membuat kwitansi jadi lebih mudah dan praktis!

Pengertian Kwitansi

Definisi Kwitansi: Apa Itu Kwitansi?

Kwitansi adalah sebuah dokumen resmi yang digunakan sebagai bukti pembayaran suatu transaksi. Biasanya, kwitansi diberikan oleh pihak penerima uang kepada pihak yang melakukan pembayaran, sebagai tanda bahwa pembayaran telah diterima dengan jumlah yang sesuai. Kwitansi sering kali mencakup informasi seperti nama pihak yang membayar, jumlah uang yang dibayarkan, tanggal pembayaran, serta deskripsi singkat mengenai transaksi yang dilakukan.

Penulisan yang Benar: “Kuitansi” atau “Kwitansi”?

Sering kali, kita mendengar kata “kuitansi” yang ternyata merupakan kesalahan penulisan. Penulisan yang benar adalah “kwitansi,” dengan huruf “w” di tengahnya. Ini adalah bentuk yang sesuai dengan ejaan bahasa Indonesia yang benar, dan seharusnya digunakan dalam dokumen resmi maupun sehari-hari.

Perbedaan Kwitansi dan Nota: Penjelasan Singkat

Kwitansi dan nota sering kali dianggap sama, namun ada perbedaan mendasar antara keduanya. Kwitansi lebih formal dan digunakan untuk bukti pembayaran yang sah, sementara nota umumnya lebih bersifat informasi atau sebagai tanda terima yang tidak selalu menunjukkan pembayaran telah dilakukan. Nota bisa digunakan dalam transaksi yang lebih kasual, sementara kwitansi memiliki kekuatan hukum yang lebih kuat dalam hal pembuktian transaksi.

Fungsi Kwitansi

Kwitansi memiliki berbagai fungsi penting dalam transaksi keuangan, baik untuk kebutuhan pribadi maupun bisnis. Berikut beberapa fungsi utama dari kwitansi:

Sebagai Bukti Transaksi yang Sah

Fungsi utama kwitansi adalah sebagai bukti bahwa pembayaran telah dilakukan. Ketika seseorang menerima kwitansi, itu berarti mereka telah membayar sesuai dengan kesepakatan. Kwitansi menjadi dokumen yang dapat digunakan untuk membuktikan bahwa transaksi telah terjadi, terutama jika ada perselisihan di kemudian hari.

Mempermudah Administrasi Keuangan

Dengan mencatat pembayaran menggunakan kwitansi, baik pihak yang membayar maupun yang menerima dapat dengan mudah melacak transaksi yang telah dilakukan. Ini sangat membantu dalam pengelolaan keuangan, terutama dalam bisnis, untuk memastikan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat atau tidak tercatat.

Fungsi Hukum dalam Penyelesaian Sengketa

Kwitansi juga berfungsi sebagai alat pembuktian dalam hukum. Jika ada sengketa terkait pembayaran, kwitansi yang sah bisa menjadi bukti yang diterima di pengadilan bahwa pembayaran telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang disepakati. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa kwitansi ditulis dengan benar dan lengkap.

Jenis-Jenis Kwitansi

Kwitansi bisa dibedakan berdasarkan jenis transaksi yang dicatat. Berikut ini beberapa jenis kwitansi yang sering digunakan:

• Kwitansi Tunai:
  Kwitansi tunai digunakan untuk mencatat pembayaran yang dilakukan dengan uang tunai. Biasanya dipakai untuk transaksi yang langsung dibayar dengan uang fisik.
• Kwitansi Non-Tunai:
  Kalau pembayaran dilakukan dengan cara selain uang tunai, seperti transfer bank, cek, atau kartu kredit, maka digunakan kwitansi non-tunai. Ini jadi bukti bahwa pembayaran non-tunai sudah diterima.
• Kwitansi Pembelian:
  Kwitansi pembelian digunakan untuk mencatat pembayaran saat membeli barang atau jasa. Biasanya dipakai dalam transaksi jual beli, baik itu untuk bisnis atau keperluan pribadi.
• Kwitansi Pelunasan Hutang:
  Kalau kamu melunasi hutang atau pinjaman, kwitansi pelunasan digunakan untuk mencatat pembayaran tersebut. Ini penting untuk menunjukkan bahwa hutang sudah dibayar lunas.
• Kwitansi Digital:
  Kalau pembayaran dilakukan secara online, misalnya lewat email atau aplikasi pembayaran seperti e-wallet, kwitansi digital akan digunakan. Kwitansi ini dikirim langsung lewat platform digital dan bisa langsung disimpan dalam format elektronik.
• Kwitansi Bermaterai:
  Kwitansi bermaterai digunakan untuk transaksi dengan nilai yang cukup besar dan membutuhkan materai sesuai aturan yang berlaku. Biasanya dipakai untuk transaksi properti atau kontrak bisnis yang bernilai tinggi.
• Kwitansi Sewa:
  Kalau kamu menyewa sesuatu, baik itu properti atau barang, kwitansi sewa digunakan untuk mencatat pembayaran sewa. Kwitansi ini berisi informasi tentang barang atau properti yang disewa serta durasi sewanya.
• Kwitansi Cicilan:
  Untuk pembayaran yang dilakukan secara cicilan atau bertahap, digunakan kwitansi cicilan. Biasanya dipakai untuk transaksi pembelian barang atau jasa dengan pembayaran yang dibagi dalam beberapa periode.
• Kwitansi Rangkap:
  Kwitansi rangkap dibuat dalam beberapa salinan, biasanya dua atau tiga, jadi baik pihak yang membayar maupun penerima pembayaran sama-sama punya salinan kwitansi sebagai bukti transaksi.
• Kwitansi Transfer Uang:
  Kalau transaksi melibatkan transfer uang, misalnya lewat transfer bank atau layanan pengiriman uang lainnya, kwitansi transfer uang digunakan untuk mencatat transaksi tersebut. Ini memastikan bahwa transfer uang sudah dilakukan dan diterima dengan benar.

Cara Menulis Kwitansi yang Benar

Menulis kwitansi yang benar sangat penting untuk memastikan bahwa bukti pembayaran yang dibuat sah dan jelas. Berikut adalah langkah-langkah cara menulis kwitansi dengan benar:

• Tanggal Pembayaran:
  Mulailah dengan mencantumkan tanggal transaksi dilakukan. Tanggal ini sangat penting untuk menunjukkan kapan pembayaran terjadi, dan membantu dalam pencatatan keuangan. Pastikan penulisannya jelas dan sesuai dengan format yang benar.
• Nama Pihak yang Membayar dan Menerima:
  Tuliskan nama lengkap orang atau perusahaan yang melakukan pembayaran (pihak yang membayar) serta orang atau perusahaan yang menerima pembayaran (pihak yang menerima). Ini untuk menghindari kebingungannya siapa yang terlibat dalam transaksi tersebut.
• Jumlah Pembayaran:
  Cantumkan jumlah uang yang dibayarkan secara jelas, baik dalam angka maupun dalam huruf. Penulisan jumlah uang dalam huruf akan meminimalkan risiko terjadinya kesalahan atau manipulasi angka.
• Deskripsi Pembayaran:
  Jelaskan dengan singkat mengenai tujuan pembayaran tersebut. Misalnya, jika itu adalah pembayaran untuk pembelian barang, sebutkan nama barang yang dibeli, atau jika itu untuk jasa, sebutkan jenis jasanya. Ini akan membantu pihak yang membayar maupun penerima untuk mengingat transaksi tersebut.
• Tanda Tangan Penerima:
  Pada bagian akhir kwitansi, jangan lupa untuk mencantumkan tanda tangan penerima uang sebagai tanda bahwa mereka sudah menerima pembayaran tersebut. Tanda tangan ini juga memberikan keabsahan hukum pada kwitansi.
• Nomor Kwitansi (Opsional):
  Untuk mempermudah pencatatan dan pelacakan transaksi, Kita bisa memberikan nomor urut pada setiap kwitansi yang dibuat. Ini akan membantu jika Kita perlu mencari atau mengelompokkan kwitansi berdasarkan nomor tertentu.
• Materai (Jika Diperlukan):
  Jika transaksi melebihi batas nominal tertentu yang diwajibkan menggunakan materai, pastikan untuk menempelkan materai yang sesuai. Di Indonesia, biasanya transaksi dengan nilai di atas Rp 5.000.000 memerlukan penggunaan materai.

Contoh penulisan kwitansi yang benar sesuai format dan isi bisa seperti ini:

Contoh Kwitansi Pembayaran

Berikut adalah beberapa contoh kwitansi pembayaran yang dapat digunakan untuk berbagai jenis transaksi. Menyertakan contoh kwitansi akan memudahkan kita dalam membuat kwitansi yang sesuai dengan kebutuhan:

Kwitansi Pembayaran Produk atau Jasa

Kwitansi ini digunakan untuk mencatat pembayaran atas pembelian produk atau jasa. Biasanya digunakan dalam transaksi bisnis yang melibatkan barang atau layanan yang diberikan oleh penjual atau penyedia jasa.

Contoh:

• Pembelian barang seperti elektronik, pakaian, atau bahan bangunan.
• Pembayaran untuk layanan seperti jasa konsultasi, perbaikan, atau desain.

Kwitansi Pembayaran Uang Muka atau Booking Fee

Kwitansi ini diberikan ketika seseorang membayar uang muka atau booking fee untuk sebuah transaksi, misalnya untuk pemesanan barang, layanan, atau sewa. Uang muka biasanya dibayar sebagai tanda jadi dan akan dilunasi pada saat transaksi selesai.

Contoh:

• Pembayaran uang muka untuk pembelian rumah atau mobil.
• Booking fee untuk acara atau reservasi.

Kwitansi Pembayaran Cicilan atau Angsuran

Kwitansi ini digunakan untuk mencatat pembayaran yang dilakukan secara cicilan atau angsuran, seperti pembayaran untuk barang atau layanan yang dibeli dengan sistem kredit.

Contoh:

• Pembayaran cicilan bulanan untuk pembelian barang seperti peralatan elektronik atau kendaraan.
• Angsuran untuk pembayaran utang atau pinjaman pribadi.

Kwitansi Pembayaran Sewa atau Kontrak Rumah

Kwitansi ini digunakan untuk mencatat pembayaran sewa atau kontrak rumah, baik untuk sewa rumah, apartemen, atau properti lainnya.

Contoh:

• Pembayaran sewa bulanan untuk rumah atau apartemen.
• Pembayaran sewa properti untuk jangka waktu tertentu.

Kwitansi Pembayaran Biaya Pendidikan atau Pelatihan

Kwitansi ini diberikan untuk mencatat pembayaran yang berkaitan dengan biaya pendidikan, seperti sekolah, kursus, atau pelatihan.

Contoh:

• Pembayaran untuk biaya pendidikan di sekolah atau universitas.
• Pembayaran untuk biaya kursus atau pelatihan keterampilan.

Kwitansi Pembayaran Pajak

Kwitansi ini digunakan untuk mencatat pembayaran pajak, baik itu pajak pribadi, pajak perusahaan, atau pajak lainnya yang wajib dibayar oleh individu atau badan usaha.

Contoh:

• Pembayaran pajak penghasilan (PPh).
• Pembayaran pajak kendaraan bermotor atau pajak properti.

Kwitansi Pembayaran Tagihan Utilitas

Kwitansi ini digunakan untuk mencatat pembayaran tagihan utilitas, seperti tagihan listrik, air, telepon, atau internet.

Contoh:

• Pembayaran tagihan listrik bulanan.
• Pembayaran tagihan air atau internet.

Kwitansi Pembayaran Donasi atau Amal

Kwitansi ini digunakan untuk mencatat pembayaran yang dilakukan untuk tujuan donasi atau amal, seperti sumbangan untuk organisasi sosial, yayasan, atau kegiatan amal lainnya.

Contoh:

• Donasi untuk yayasan sosial atau kegiatan amal.
• Sumbangan untuk penggalangan dana bencana alam.

Kwitansi Pembayaran Restoran atau Catering

Kwitansi ini diberikan untuk mencatat pembayaran yang dilakukan di restoran atau untuk layanan catering. Biasanya digunakan dalam transaksi yang melibatkan makanan dan minuman.

Contoh:

• Pembayaran untuk makan di restoran.
• Pembayaran untuk layanan catering acara.

Kwitansi Pembayaran Obat atau Pelayanan Kesehatan

Kwitansi ini digunakan untuk mencatat pembayaran terkait dengan layanan kesehatan, seperti pembelian obat, biaya konsultasi, atau biaya perawatan medis.

Contoh:

• Pembayaran untuk pembelian obat di apotek.
• Pembayaran untuk biaya konsultasi dokter atau perawatan rumah sakit.

Tips Membuat Kwitansi yang Profesional

Agar kwitansi yang kita buat terlihat lebih rapi, jelas, dan profesional, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:

• Gunakan Desain yang Rapi dan Terstruktur:
  Kwitansi yang baik harus mudah dibaca dan dipahami. Pastikan semua informasi ditata dengan rapi, mulai dari nama penerima dan pembayar, jumlah uang, hingga deskripsi pembayaran. Gunakan font yang jelas dan ukuran yang cukup besar agar informasi tidak terlihat padat atau sulit dibaca.
• Sertakan Logo Perusahaan (Jika Untuk Bisnis):
  Jika kwitansi digunakan untuk transaksi bisnis, menambahkan logo perusahaan di bagian atas kwitansi bisa memberikan kesan yang lebih profesional. Ini juga memudahkan penerima untuk mengenali kwitansi sebagai dokumen resmi dari perusahaan Kita.
• Pastikan Semua Informasi Terisi Lengkap:
  Jangan pernah meninggalkan kolom kosong yang penting dalam kwitansi. Pastikan tanggal transaksi, nama pihak yang membayar dan menerima, jumlah uang, serta deskripsi pembayaran diisi dengan benar dan lengkap. Kelalaian dalam pengisian informasi bisa menyebabkan kwitansi menjadi tidak sah atau membingungkan.
• Periksa Kembali Nominal Pembayaran:
  Selalu periksa kembali jumlah uang yang tercantum, baik dalam angka maupun huruf. Kesalahan dalam menulis jumlah uang bisa menimbulkan masalah di kemudian hari. Pastikan angka dan tulisan hurufnya sesuai agar tidak ada keraguan dalam transaksi.
• Gunakan Kwitansi yang Sesuai Dengan Kebutuhan:
  Pilih jenis kwitansi yang sesuai dengan jenis transaksi yang kita lakukan. Misalnya, jika transaksi tersebut melibatkan pembayaran tunai, gunakan kwitansi tunai. Jika transaksi menggunakan metode non-tunai, pastikan menggunakan kwitansi non-tunai. Sesuaikan jenis kwitansi dengan kondisi transaksi agar lebih tepat dan profesional.
• Jangan Lupa Tanda Tangan:
  Tanda tangan penerima adalah elemen penting dalam kwitansi. Pastikan penerima menandatangani kwitansi setelah pembayaran diterima. Tanda tangan ini memberi keabsahan hukum pada kwitansi sebagai bukti transaksi yang sah.
• Gunakan Materai Jika Diperlukan:
  Untuk transaksi dengan nilai besar, pastikan untuk menggunakan materai yang sesuai. Di Indonesia, transaksi dengan nilai lebih dari Rp 5.000.000 harus menggunakan materai. Ini akan membuat kwitansi lebih sah secara hukum dan dapat digunakan dalam proses legal jika diperlukan.
• Simpan Salinan Kwitansi:
  Jangan hanya memberikan kwitansi kepada pihak yang membayar, tetapi juga simpan salinan kwitansi untuk keperluan administrasi atau pembukuan. Dengan begitu, Kita bisa melacak transaksi yang telah dilakukan dengan mudah di masa depan.
• Manfaatkan Teknologi untuk Kwitansi Digital:
  Jika Kita ingin membuat kwitansi secara cepat dan efisien, manfaatkan aplikasi atau platform pembuat kwitansi digital. Ini memungkinkan Kita untuk membuat, mengirim, dan menyimpan kwitansi dalam format digital yang mudah diakses kapan saja dan di mana saja.

Download Template Kwitansi Pembayaran

Kalau kamu butuh kwitansi pembayaran yang cepat dan praktis, kamu bisa download template kwitansi kosong dalam berbagai format seperti Excel, Doc, dan PDF. Dengan template ini, kamu nggak perlu repot lagi membuat kwitansi dari awal. Cukup isi informasi yang dibutuhkan, seperti nama pembayar, jumlah uang, dan deskripsi pembayaran. Format Excel cocok buat kamu yang butuh fleksibilitas, sementara format Doc dan PDF lebih praktis kalau mau langsung dicetak atau dikirim. Jadi, template kwitansi ini bisa jadi solusi buat kamu yang ingin membuat kwitansi dengan cara yang mudah dan rapi.